Revisionssichere Zeiterfassung 2025: Neue Pflichten und die clevere Open-Source-Lösung

calendar_today Januar 2025 | schedule 10 Min. Lesezeit | category Compliance & Arbeitsrecht

gavel Rechtliche Klarstellung seit 2022

Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 macht es eindeutig: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. 2025 verschärfen sich die Anforderungen an die Revisionssicherheit erheblich.

Was bedeutet revisionssichere Zeiterfassung?

Revisionssichere Zeiterfassung geht weit über einfache Stempeluhren hinaus. Sie erfordert ein System, das unveränderbare, nachprüfbare und vollständige Aufzeichnungen der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gewährleistet.

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:

BAG-Urteil 1 ABR 22/21: Systematische Arbeitszeiterfassung ist Arbeitgeberpflicht
EU-Arbeitszeitrichtlinie: Objektive, verlässliche und zugängliche Systeme erforderlich
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung): Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Betriebsverfassungsgesetz (§ 87 BetrVG): Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen
DSGVO: Datenschutzkonforme Verarbeitung von Beschäftigtendaten

Die neuen Anforderungen im Detail

Technische Anforderungen

Unveränderbarkeit: Nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen oder protokolliert werden
Vollständigkeit: Alle Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden müssen erfasst werden
Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen mit Zeitstempel und Verursacher dokumentiert werden
Verfügbarkeit: Daten müssen über 2 Jahre abrufbar bleiben
Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust

Organisatorische Pflichten

Prozessdokumentation: Schriftliche Verfahrensanweisungen
Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Unterweisung zur korrekten Nutzung
Kontrollmechanismen: Regelmäßige Überprüfung der Vollständigkeit
Datenschutz: Zweckbindung und Löschkonzepte

Praxis-Hinweis: Was Betriebsprüfungen erwarten

Arbeitsschutzbehörden und Zoll prüfen zunehmend:

Lückenlose Dokumentation aller Arbeitszeiten
Technische Manipulationssicherheit des Systems
Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Auswertbarkeit
Einhaltung von Mindestlohn- und Arbeitszeitgesetzen

Die Open-Source-Hardware-Lösung

Während kommerzielle Zeiterfassungssysteme oft 50-200€ pro Mitarbeiter und Jahr kosten, bietet unsere Open-Source-Hardware-Lösung eine kostengünstige und rechtssichere Alternative.

Unser Zeiterfassungs-Terminal

Entwickelt für maximale Einfachheit und rechtliche Sicherheit

usb

USB-C Stromversorgung

Einfache Installation ohne Elektrikerarbeiten

wifi

WLAN-Integration

Drahtlose Anbindung an Ihr ERPNext-System

lightbulb

LED-Status-Anzeige

Grün = Gekommen, Rot = Gegangen, visuelles Feedback

credit_card

RFID-Chips

Individuelle Mitarbeiterkarten für sichere Erfassung

Technische Spezifikationen

Gehäuse: Robustes ABS-Kunststoff, IP54-Schutz
Connectivity: WiFi 802.11n, verschlüsselte Datenübertragung
Stromversorgung: USB-C, 5V/1A (Power-Bank-kompatibel)
RFID: 13,56 MHz, kompatibel mit gängigen Standards
Status-LED: RGB-LED für verschiedene Zustände
Wartung: Fernwartung via WLAN möglich

Vollständige Integration in ERPNext

Unsere Zeiterfassungslösung ist nahtlos in ERPNext integriert und bietet alle Funktionen einer modernen Personalverwaltung:

ERPNext Zeiterfassungs-Features

Automatische Zeitbuchung: Direkter Import in Mitarbeiterstammdaten
Überstunden-Berechnung: Automatische Erkennung und Dokumentation
Pausenmanagement: Automatische Pausenzeiten nach gesetzlichen Vorgaben
Schichtplanung: Integration mit Personalplanung und Urlaubsverwaltung
Reporting: Umfassende Auswertungen für Lohnbuchhaltung
Export-Schnittstellen: DATEV, CSV und API-Integration

Rechtssicherheit durch ERPNext

GoBD-Konformität: Unveränderbare Speicherung mit Zeitstempel
Audit-Trail: Vollständige Nachverfolgung aller Änderungen
Backup-Management: Automatische, sichere Datensicherung
Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen
DSGVO-Compliance: Integrierte Datenschutz-Funktionen

Kriterium	Kommerzielle Lösung	Unsere FOSS-Lösung
Hardware-Kosten	500-2000€ pro Terminal	Günstig (Preis folgt)
Lizenzkosten	50-200€/MA/Jahr	0€
Revisionssicherheit	✓	✓
ERPNext-Integration	Zusätzliche Kosten	Vollständig integriert
Anpassbarkeit	Eingeschränkt	Open Source
Vendor-Lock-in	Ja	Nein
Wartung & Support	Abhängig vom Hersteller	Langfristig garantiert

Arbeitsrechtliche Umsetzungshilfe

Die technische Lösung ist nur ein Teil – wir unterstützen Sie auch bei der rechtssicheren Einführung:

Unser Service-Paket umfasst:

Betriebsvereinbarung: Muster für Betriebsrat-Vereinbarungen
Datenschutz-Folgenabschätzung: DSGVO-konforme Dokumentation
Verfahrensanweisung: Schriftliche Prozessdokumentation
Mitarbeiterschulung: Unterweisung zur korrekten Nutzung
Compliance-Check: Regelmäßige Überprüfung der Rechtssicherheit

Zeitplan für die Einführung

Woche 1

Bestandsaufnahme und Planung

Analyse Ihrer aktuellen Zeiterfassung, Mitarbeiteranzahl und rechtlichen Anforderungen

Woche 2

Hardware-Installation

Aufbau der Terminals, WLAN-Konfiguration und erste Tests

Woche 3

ERPNext-Konfiguration

Integration in Ihr ERPNext-System, Stammdaten-Import und Workflow-Setup

Woche 4

Schulung und Go-Live

Mitarbeiterschulung, Dokumentation und produktiver Start

ROI-Berechnung für KMU

Kostenvergleich pro Mitarbeiter/Jahr

Kostenfaktor	Kommerzielle Lösung	Unsere FOSS-Lösung	Ersparnis
Lizenzgebühren	120€/Jahr	0€/Jahr	120€
Support & Wartung	60€/Jahr	30€/Jahr	30€
Updates & Upgrades	40€/Jahr	0€/Jahr	40€
Gesamt pro MA/Jahr	220€	30€	190€

Bei 20 Mitarbeitern sparen Sie jährlich 3.800€!

Risiken bei Nicht-Compliance

Was droht bei unzureichender Zeiterfassung?

Bußgelder: Bis zu 30.000€ bei Arbeitsschutzverstößen
Nachzahlungen: Mindestlohn-Nachforderungen bei fehlenden Nachweisen
Betriebsprüfung: Intensivere Kontrollen bei unvollständigen Aufzeichnungen
Haftung: Persönliche Haftung der Geschäftsführung
Reputation: Negative Außenwirkung bei Arbeitsrechtsverstößen

Datenschutz und Mitarbeiterrechte

Unsere Lösung berücksichtigt von Grund auf die Rechte der Beschäftigten:

Zweckbindung: Daten nur für Arbeitszeitdokumentation
Transparenz: Mitarbeiter können ihre Daten jederzeit einsehen
Minimal-Prinzip: Nur notwendige Daten werden erfasst
Löschkonzept: Automatische Löschung nach gesetzlichen Fristen
Mitbestimmung: Unterstützung bei Betriebsrats-Beteiligung

Bereit für rechtssichere Zeiterfassung?

Wir implementieren Ihre komplette Zeiterfassungslösung mit Hardware, Software und rechtlicher Begleitung. In 4 Wochen sind Sie vollständig compliant.

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Fazit: Compliance als Wettbewerbsvorteil

Die verschärften Anforderungen an die Zeiterfassung sind mehr als nur eine lästige Pflicht – sie bieten die Chance zur Prozessoptimierung und schaffen Vertrauen bei Mitarbeitern und Behörden.

Unsere Open-Source-Lösung bietet Ihnen:

✓ Vollständige rechtliche Sicherheit ohne Lizenzkosten
✓ Moderne Hardware zu fairen Preisen
✓ Nahtlose Integration in ERPNext
✓ Langfristige Zukunftssicherheit durch Open Source
✓ Umfassende arbeitsrechtliche Begleitung
✓ Transparenz und Mitarbeiterschutz

Unser Versprechen:

Mit unserer Lösung sind Sie nicht nur compliant, sondern auch zukunftssicher aufgestellt. Während andere Unternehmen noch mit teuren, unflexiblen Systemen kämpfen, profitieren Sie von einer modernen, anpassbaren Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst.